TUTORIAL MAIL MERGE

Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Wodr dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Fasilitas Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat surat dengan alamat yang berbeda dan harus di print, dengan jumlah yg banyak. Caranya adalah :

Pertama kita harus buata Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya…
1. Buka dulu Ms.Excel

2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang di butuhkan

Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya.
Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti gambar diatas.

3. Rename nama sheet di bagian bawah, ini harus di rename karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename

4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita kasih Nama ALAMAT

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan.

5. Setelah semua diatas selesai… sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + Satau lewat menu – save.

Beri nama terserah semisal diberi nama “Database Alamat“
dan tekan Save.

6. Simpan dengan nama terserah, misalnya Database Alamat
 

Setelah memiliki database Alamat di Ms Excel selanjutnya kita tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.

1. Seperti biasa, buka Ms Word

2. Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongi dulu. Karena akan diisi secara otomatis.

3. Selanjutnya kita atur mail merge-nya.
Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard
Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..

4. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..

7. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang
berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.

8. Setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita
rename tadi,, seperti di sini: ALAMAT, lalu klik OK

9. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau
dipake dalam keadaan ter-centang.
Setelah itu klik OK.

10. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau
belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya,
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

11. Lalu tentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti
berada di dokumen undangan kita.

Misalnya, nama nanti diletakkan di belakang kata-kata To di undangan
kita → To, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata To., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata To tersebut:

Pastikan tanda kursor udah ada di belakang To.
Jangan memindahkan tanda kursor ini ke tempat lain dulu.
Kemudian, klik pada tulisan More items… di panel sebelah kanan

Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field:
Lalu, pilih Fields nama, kemudian
klik Insert

12. Jika berhasil, maka di belakang tulisan to tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

13. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama,
masukkan field alamat ke bagian tersebut. Dan seterusnya caranya sama untuk Hari dan tanggal sebagaimana gambar berikut

13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..
Tulisannya Next: Preview your letter… untuk melihat preview undangan kita:

Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<NIM>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.

Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi semuanya.Lalu save (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi.